Perencanaan Tenaga Kerja - Human Resources Planning

Setiap Perusahaan/ organisasi pasti mempunyai tujuan, visi dan misi organisasi, dan dalam pengelolaan sistem manajemennya tak bisa dilepaskan dari peran sumber daya manusia  yang dimiliki dalam mencapai target yang ditetapkan. Ketersediaan Sumber Daya Manusia yang handal sesuai dengan kopetensi merupakan kunci sukses perusahaan/organisasi dalam pencapaian target, karna SDM merupakan bagian pokok terpenting dari sebuah organisasi. Karna begitu pentingnya SDM dalam  kesuksesan perusahaan maka prinsip “ Place the right man in the right job” harus dikedepankan, hal ini guna mendukung pencapaian target yang di inginkan. Sumber Daya Manusia sangat besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak perusahaan / organisasi kini menyadari bahwa unsur manusia dalam suatu perusahaan dapat memberikan keunggulan bersaing.  Oleh karna sumberdaya manusia menjadi hal yang sangat dominan dalam mencapai sasaran organisasi maka mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang sangat penting dan keharusan bagi setiap organisasi dalam melaksanakan proses bisnis guna berjalannya roda organisasi sesuai yang diharapkan. Sumber daya manusia perlu dikelola dengan sebaik-baiknya, disinilah Komitmen manajemen dalam pengelolaan sistem Manajemen Sumber Daya Manusia di tuntut. Tanpa adanya komitmen yang baik dari manajemen mustahil sistem manajemen SDM berjalan dengan baik. Langkah mudah dan sederhana yang bisa dilakukan manajemen dalam mengelola SDM salah satunya adalah dengan membuat sebuah perencanaan tenaga kerja ( Human Resources Planing ) yang sistematis guna menjamin kelangsungan hidup dan pengembangan organisasi memalui serangkaian pelaksanaan program ketenagakerjaan yang terarah guna menjamin perlindungan karyawan, hubungan industrial yang harmonis serta peningkatan kesejahteraan pegawai.

Banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh Perusahaan / organisasi ketika mempunyai sistem perencanaan tenaga kerja (Human Resources Planing) , diantaranya :

-   Dapat menentukan kualitas dan kuantitas pegawai yang akan mengisi semua jabatan dalam organisasi

- Menjamin ketersediaan pegawai dimasa sekarang dan masa yang akan datang sehingga tidak terjadi kekurangan atau kelebihan pegawai

-  Menghindari terjadinya Mismanajemen dan tumpang tindih pelaksanaan tugas

- Mempermudah jalur koordinasi, integrasi dan sinkronisasi pelaksanaan tugas para karyawan sehingga produktifitas kerja bisa meningkat

-  Sebagai pedoman dalam menetapkan program ketenagakerjaan

-  Sebagai acuan dalam menilai kinerja karyawan

Untuk memudahkan Perusahaan / organisasi dalam membuat perencanaan tenaga kerja  (Human Resources Planing), berikut metode/ cara yang bisa dilakukan dalam menyusun perencanaan tenaga kerja  (Human Resources Planing), diantaranya : 

1.   Melakukan pengolahan data kepegawaian

      Cara yang bisa dilakukan dalam melakukan pengolahan data kepegawaian adalah dengan penataan data, pengidentifikasian data dan penghitungan data

2.   Perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai

      Caranya dengan menghitung jumlah pegawai yang telah tersedia, jumlah pegawai yang berkurang akibat pensiun, resign,  meninggal serta rencana kebutuhan pegawai

3.   Perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai    
    Cara yang dilakukan untuk menyusun Perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai dihitung berdasarkan beban kerja sesuai dengan perkembanga ilmu pengetahuan

4.   Perkiraan dan perencanaan Neraca Pegawai

    Yaitu dengan melakukan perbandingan antara perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai dengan perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai

5.   Menyusun program kepegawaian

    Yaitu dengan menentukan rencana kegiatan untuk mengatasi kesenjangan yang terdapat pada neraca pegawai yang berisi perekrutan, seleksi, penempatan, pemensiunan pegawai, pola pembinaan karir pelatihan/kopetensi dan pengembangan, perlindungan, pengupahan, jaminan sosial dan produktifitas kerja.

Tahapan  dalam perencanaan Tenaga kerja  (Human Resources Planing)

1.   Mengumpulkan dan mengolah data perusahaan dan kepegawaian

     a.  Mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengantisipasi isu yang muncul dari kondisi yang stabil

     b.  Menentukan aspek lingkungan perusahaan yang mempengaruhi lingkungan ekternal, organisasional dan persediaan pegawai

      c.   Data perusahaan yang diperlukan

            -     Target yang ingin dicapai perusahaan, apakah laba atau memberikan pelayanan/ nirlaba

            -     Jenis perusahaan, apakan perusahaan ini lini, lini dan staf, funsional atau komite

            -     Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi

            -     Rentang kendali setiap departemen/bagian

            -     Kepemimpinan perusahaan, individu atau kolektif

            -     Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan operasional

            -     Jenis kewenangan atau otorisasi yang didelegasikan dalam preusan

            -     Tingkat – tingkat posisi jabatan                        

2.   Melakukan Penyusunan Job Analysis / Analisa jabatan

Job Analysis  atau Analisis jabatan adalah proses kegiatan untuk menghimpun dan menyusun informasi tentang tugas, jenis pekerjaan serta tanggung jawab seseorang. Agar Job Analysis / Analisis Jabatan memberikan manfaat  bagi organisasi maka Job Analysis / Analisis Jabatan harus memberikan informasi tentang beberapa aspek pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi Output pekerjaan, Aktivitas atau tugas yang dilakukan, Kompetensi yang dibutuhkan dan Struktur kompensasi. Tujuan Analisis jabatan / Job Analysis adalah untuk mengidentifikasikan jabatan terkait dengan riwayat pekerjaan, peran, tanggung jawab dan kewenangan seseorang yang memangku jabatan tersebut serta mengetahui spesifikasi jabatan terkait dengan persyaratan yang ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk persyaratan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan karakter yang dibutuhkan dari orang yang memangku jabatan tersebut. Output dari Analisis jabatan / Job Analysis yaitu memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan pekerjaan, perilaku manusia dan alat yang digunakan, dengan kata lain mencakup Job description / Uraian Jabatan,  Job Spesification / Spesifikasi Jabatan dan Job evaluation / Evaluasi Jabatan. Job Analysis  atau Analisis jabatan biasa dilakukan pada saat sebuah organisasi dibentuk, saat dibuat pekerjaan baru dan pada saat organisasi berkembang pesat sehingga mengakibatkan metode baru, prosedur baru dan teknologi baru sehingga perlu di lakukan Job Analysis atau Analisis jabatan.

      Dalam menyusun Job Analysis / Analisa Jabatan langkah yang dilakukan adalah:

      a.   Melakukan inventarisasi jabatan dan penyusunan bagan struktur jabatan

            Mendata seberapa banyak jabatan yang diperlukan di setiap lini di dalam perusahaan

      b.   menentukan kebutuhan jabatan setiap satuan kerja

            menentukan berapa banyak jabatan yang diperlukan di setiap jabatan tersebut

      c.   Penyusunan Uraian jabatan ( Job Description )

         Job Description / Uraian Jabatan merupakan rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan dalam suatu pekerjaan. Job Description / uraian jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan itu sendiri. Job Description / Uraian Jabatan dapat dijadikan acuan baku dalam pengelolaan SDM di perusahaan karna dengan Job Description / Uraian Jabatan ada kejelasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab pemangku jabatan.
     d.   Menyusun spesifikasi pekerjaan ( Job specification)  / persyaratan jabatan ( Job Requirement )

            Job Specification merupakan hal penting dalam perencanaan pengembangan SDM karna dengan Job Specification tergambarkan spesifikasi karyawan yang dapat digunakan untuk mengembangkan karyawan dimasa yang akan datang berdasarkan kemampuan, keahlian dan kecerdasan yang dimiliki karyawan tersebut. Dengan melakukan Job Specification, Kriteria seseorang sebelum menduduki posisi/ jabatan akan menjadi jelas sehingga nantinya pemangku jabatan tersebut mampu mengembangkan dan menjalankan jabatan yang diembannya dengan baik.

      e.   Evaluasi pekerjaan ( Job Evaluation )

          Melakukan penilaian dengan tujuan untuk memberikan nama, ranking/peringkat dan kompensasi suatu jabatan. Hasil dari evaluasi jabatan dapat digunakan untuk melakukan penyederhanaan pekerjaan, pengayaan dan perluasan pekerjaan serta untuk perencanaan karir ( career plan )

3.   Perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai

      Melakukan evaluasi pesediaan tenaga kerja dengan mempertimbangkan tingkat persediaan, kemampuan, jenis, umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan perburuan dll.

4.   Perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai

      a.   Memperkirakan jumlah permintaan pegawai

            Memprediksi kebutuhan pegawai dengan mengunakan metoda yang sesuai

      b.   Memperkirakan Penawaran pegawai

      Melalukan perkiraan panawaran pegawai baik dari sumber internal maupun eksternal

5.   Penyusunan neraca pegawai

       Melakukan analisis kesenjangan antara persediaan pegawai dan permintaan pegawai

6.   Penyusunan program kepegawaian

     a.   Merumuskan berbagai alternatif program yang dianggap memungkinkan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

      b.   Memilih kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif yang ada

      c.   Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dipilih dalam kerangka kerja yang utuh

Smoga bermanfaat dan sukses selalu!!