Pengertian dan manfaat Job Analysis - Analisa Jabatan

JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan  merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu. JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.  Contoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan Job Analysis / analisis jabatan antara lain uraian jabatan, syarat jabatan,  berat  ringannya  pekerjaan,  besar  kecilnya  risiko  pekerjaan,  sulit  tidaknya pekerjaan,  besar  kecilnya  tanggung  jawab,  banyak  sedikitnya  pengalaman,  tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan pertimbangan-pertimbangan lain.

Metode Penghimpunan informasi dan data pada JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan yang paling sesuai

 adalah tergantung pada tujuan dari pada JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan, jenis-jenis informasi yang akan dikumpulkan, sumber informasi, cara pengumpulan informasi dan cara dimana data tersebut akan dianalisis dan dilaporkan. namun metode yang paling umum dan banyak digunakan dalam melakukan JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan  adalah dengan beberapa metode sebagai berikut :

1.   Metode Observasi

Dengan menganalisa pekerjaan funsional yaitu mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan, tujuannya untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan bukan menilai. Dalam melakukan analisa pekerjaan fungsional diperlukan banyak informasi, dimana informasi ini terbagi menjadi 3 kategori yaitu Data, Orang dan Barang. Informasi data meliputi Koordinasi, analisis, pengumpulanm komputasi, penyalinan dan pembandingan. Informasi kategori Orang meliputi Negosiasi, Instruksi, Penyeliaan/ Supervisi, peragaman, pembujukan, pembicaraan dan pelayanan. Sedangkan  kategori barang meliputi pengendalian, dorongan, manipulasi, pemeliharaan, pemberian dan penanganan.

2.   Metode Wawancara,

    Dalam melakukan JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan   data dapat diperoleh dengan metode wawancara yaitu mewawancarai pemegang pekerjaan dan atasan mereka. Dalam metode wawancara ini bisa dibagi menjadi 3 jenis yaitu  individu, wawancara kelompok karyawan dan kelompok supervisor, dalam metode wawancara ini mengenai validitasnya tergantung pada pengunaan metode sistematik dan sampel yang diambil. Namun metode ini ada kelemahan yaitu bisa terjadi distorsi informasi sehingga diperlukan informasi tambahan. Dalam Job analysis dengan mengunakan metode wawancara ini biasanya pertanyaan-pertanyaan yang umum digunakan adalah seperti :

1.   Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?

2.   Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang anda lakukan?

3.   Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?

4. Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat ijin apakah yang merupakan persyaratan?

5.   Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?

6    Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?

7.   Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang menjadi ciri khas kerja anda?

8.   Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja apakah yang tercakup?

9.   Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan mental?

10. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?

11. Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yanfg berbahaya atau tidak biasa?

3.   Metode Kuesioner 

Yaitu dengan memberikan kuesioner kepada karyawan dan meminta kryawan untuk mengisi kuesioner tersebut dengan menjelaskan tugas dan tanggung jawab mereka sesuai jabatan yang di embannya. Jenis kuesioner ini terbagi menjadi 3 jenis yaitu Kuesioner Informasi JOB ANALYSIS  Kuesioner lengkap, Kuesioner analisis posisi. Kelebihan dari metode kuesioner dalam JOB ANALYSIS ni adalah informasi pada sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan dalam waktu yang cepat serta memungkinkan analis pekerjaan untuk mengajukan pertanyaan standar untuk semua peserta. Namun kendalanya biasanya bisa saja karyawan tidak dapat menyelesaikan kuesioner sesuai yang ditargetkan hal ini mungkin karyawan salah menafsirkan atau mungkin mengambil waktu terlalu lama untuk mengembalikannya.

4.   Metode catatan harian karyawan

      Informasi pekerjaan dalam melakukan JOB ANALYSIS dapat diperoleh dari catatan yang dibuat oleh karyawan yang isinya apasaja yang dilakukan dalam menjalankan pekerjaannya. Buku catatan ini akan sangat berguna dan berharga dalam mencari sumber informasi ketika dibuat secara akurat dan update serta  catatan harian ini pula dapat mengidentifikasi tugas-tugas karyawan yang tidak teratur jika dikemudian hari di butuhkan data kegiatan karyawan tersebut. Namun terkadang karna kurangnya kedisiplinan karyawan dengan berbagai alasan mereka kurang konsisten dalam menuliskan aktifitas pekerjaan kesehariannya sehingga data kurang lengkap

Selanjutnya Hasil dari JOB ANALYSIS /  analisis jabatan tersebut dapat digunakan dalam penyusunan program perencanaan tenaga kerja antara lain untuk :

a.       Perekrutan dan seleksi karyawan.

b.      Pemberian kompensasi

c.       Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja

d.      Penentuan kebutuhan

e.       Program promosi dan mutasi karyawan

f.        Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan

g.       Pemerkayaan pekerjaan.

Semoga bermanfaat!!