Jasa Konsultan Manajemen Bisnis, SOP, HR Consultant, Business Strategy, ISO

Panduan Menyusun SOP - Format & bentuk SOP yang baik Konsultan Manajemen Bisnis: Panduan Menyusun SOP - Format & bentuk SOP yang baik

Panduan Menyusun SOP - Format & bentuk SOP yang baik


Bagaimana Format  & bentuk SOP yang baik?

Biasanya  SOP di buat dalam berbagai bentuk dengan format yang berbeda-beda. Namun demikian pada intinya apapun formatnya semuanya baik dan tidak jadi masalah yang penting mudah di pahami dan dimengerti. format  SOP yang banyak di pakai adalah sebagai berikut :

Format Header  SOP :







Keterangan :
1.      Kode Distribusi : Kode yang menunjukkan siapa pemilik  dokumen (hardcopy)
2.      No. Dokumen : Kode yang menunjukkan fungsi / bagian yang  bertanggungjawab untuk kesesuaian isinya & berwenang melakukan perubahan
3.      Revisi : menunjukkan status revisi dokumen
4.      Tanggal  : menunjukkan kapan dokumen mulai diberlakukan
5.      Halaman :  menunjukkan nomor halaman & total halaman yang ada

Format Isi  SOP

NO
JUDUL
ISI
1
TUJUAN
Tujuan  SOP dibuat
2
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup yang dibahas
3
TARGET KINERJA
Ukuran keberhasilan  SOP
4
REFERENSI DOKUMEN
Daftar  dokumen yang terkait & formulir yang digunakan
5
RIWAYAT PERUBAHAN
Riwayat perubahan yang pernah dilakukan
6
PROSEDUR
Alur proses disertai pelaku & catatan yang harus ada


Bentuk – Bentuk  SOP

1. SOP Bentuk  Narasi

Contoh :
A.   SOP Perencanaan & Persiapan Seleksi Karyawan
Pejabat Terkait
1.            Merencanakan kebutuhan karyawan dengan mengisi form Permintaan Penambahan Karyawan (FM-PS-01).
2.            Mengajukan permintaan ke Manajer Personalia.
Manajer Personalia
1.      Bersama General Manager  meninjau permintaan penambahan karyawan berdasarkan kepentingannya & meminta persetujuan Direktur.
2.      Memberitahukan keputusan permintaan karyawan ke Pejabat Terkait.
3.      Jika disetujui, menginstruksikan Staff Personalia untuk memenuhi permintaan penambahan karyawan.
Staff Personalia
1.      Menyiapkan draft iklan bila dibutuhkan.
2.      Memasang iklan ke surat kabar, majalah / media elektronik atau pengumuman di pos satpam.
3.      Menyeleksi berkas lamaran secara administratif & menyerahkan hasilnya ke Manajer Personalia.
Manajer Personalia
10.        Menyeleksi berkas lamaran yang masuk berdasarkan Standar Kualifikasi Karyawan (ST-PS-01).
11.        Menyerahkan berkas lamaran ke Staff Personalia untuk melakukan pemanggilan test.

2.  SOP Bentuk Tabel

Contoh :



3. SOP Bentuk flowchart

ALUR PROSES & DOKUMEN
KETERANGAN


1. Return Slip (FM-GD-04) digunakan  untuk menyerahkan barang seperti :
  • Pengembalian peralatan & sisa bahan saat proyek sudah selesai (PS-TK-01)
  • Asset rusak yang sudah tidak bisa diperbaiki
  • Asset dalam kondisi baik namun tidak digunakan lagi
2. Untuk barang dari Supplier, Staff Gudang harus memastikan dulu kesesuaian Surat Jalan dengan copy PO (FM-PC-02) yang didistribusikan oleh Staff Purchasing
3. Tindak lanjut bisa berupa :
  • Lansung dikembalikan seluruhnya
  • Yang sesuai diterima, yang bermasalah ditolak, lalu Surat Jalan direvisi
4. GRN (FM-GD-06) didistribusikan ke Staff Purchasing & Administrasi Marketing


semoga bermanfaat dan jika ingin konsultasi penyusunan  SOP silahkan hubungi kami.

0 komentar: