Jasa Konsultan Manajemen Bisnis, SOP, HR Consultant, Business Strategy, ISO

Konsultan Manajemen Bisnis: 2009 Feb 10

PERAN PENTINGNYA ISO 9001

PERAN PENTINGNYA ISO 9001

ISO 9001 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu / kualitas. ISO 9001 menetapkan persyaratan - persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan - persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa). ISO 9001 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. ISO 9001 merupakan mekanisme standar yang disusun, disepakati, dan diterapkan oleh suatu organisasi dalam menjalankan roda perusahaan. Sistem ini secara gamblang akan menunjukkan bagaimana perusahaan beroperasi dalam menjalankan business process dari input-proses-output.

ISO 9001 berisi standard / elemen yang memungkinkan organisasi / industry dalam melakukan perbaikan yang berkesinambungan ( Continual Improvement ) pada :

1.
Proses yang terkait dengan pelangan
2. Sistem Kepemimpinan / Leadership
3. Manajemen sumber daya
4.
Perbaikan dan peningkatan proses
5. Sistem manajemen
6. Sistem perbaikan yang berkesinambungan
7.
Pengambilan keputusan yang Factual
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Manfaat Penerapan ISO 9001 adalah :

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
• Jaminan Kualitas Produk dan Proses
• Meningkatkan Produktivitas perusahaan & “market gain”
• Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan
• Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
• Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
• Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk
• Meningkatkan komunikasi internal
• Meningkatkan image positif perusahaan
• Sistem terdokumentasi
• Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

sebelum organisasi/perusahaan menerapkan iso harus dibentuk dulu struktur organisasinya yang terdiri dari MR ( Management Representative, sekretaris ISO, Lead Auditor, dan working group atau penanggung jawab di masing masing bagian/ fungsi, berikut tugas-tugas dari team ini :

TUGAS MANAGEMENT REPRESENTATIVE ( MR )

1. Memastikan proses yang dibutuhkan dalam SMM ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.

2. Melaporkan kinerja SMM & kebutuhan perbaikan ke Top Manajemen.

3. Memastikan persyaratan pelanggan menjadi perhatian didalam perusahaan

4. Berhubungan dengan pihak eksternal berkaitan dengan SMM

5. Membuat rencana kerja penerapan & pemeliharaan sistem manajemen ISO 9001

6. Memantau pencapaian target penerapan ISO 9001 di setiap bagian

7. Mengkoordinir penyusunan dokumen ISO 9001 bersama Pejabat Terkait

8. Menganalisis kebutuhan & penerapan teknik statistik yang dipakai

9. Mengidentifikasi & mengelola program-program untuk perbaikan sistem manajemen ISO 9001

10. Meninjau pembaharuan dari sistem manajemen ISO 9001 & penyediaan dokumennya berdasarkan revisi dari sistem manajemen tersebut

11. Mengidentifikasi & menindaklanjuti permasalahan / ketidaksesuaian yang ada atau potensi terjadi di bagiannya serta melaporkannya ke Top Manajemen

12. Menerapkan, memantau & mengevaluasi keefektifan penerapan kebijakan, peraturan & sistem di bagiannya

TUGAS LEAD AUDITOR :

1. Membuat perencanaan & persiapan pelaksanan audit sistem manajemen ISO 9001 dan mengajukannya ke MR

2. Memastikan Kualitas Auditor

3. Mengkoordinir Tim Auditor dalam pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu dan memastikan Audit Internal dilaksanakan secara efektif, efisien & obyektif

4. Melakukan tindak lanjut hasil audit dan melakukan evaluasi efektifitas perbaikan dari Sistem Manajemen Mutu berdasarkan hasil audit

5. Membuat rekap laporan hasil audit internal

6. Melaporkan keseluruhan aktivitas audit internal kepada Management Representative

7. Melakukan koordinasi dengan Atasan & Pejabat lainnya yang berkaitan dengan penyelesaian tugas & tanggung jawabnya

8. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan

TUGAS SEKRETARIS ISO

1. Membantu Management Representative dalam meninjau draft dokumen & perubahannya

2. Menyusun draft dokumen ISO 9001 dari Pejabat Terkait menjadi dokumen final

3. Membuat sistem format dokumen yang efektif & efisien

4. Mendistribusikan dokumen ISO 9001 di semua area penerapan

5. Menarik dokumen ISO 9001 yang telah kadaluarsa dari area penerapan

6. Memusnahkan dokumen kadaluarsa yang tidak diperlukan lagi.

7. Memelihara semua dokumen sistem manajemen ISO 9001

8. Memelihara peralatan & perlengkapan kerja yang menjadi tanggung jawabnya

9. Mengidentifikasi & menindaklanjuti permasalahan / ketidaksesuaian yang ada atau potensi ketidaksesuaian yang dihadapinya

10. Menerapkan kebijakan, peraturan & sistem yang ditetapkan perusahaan (termasuk sistem manajemen mutuISO 9001 )

11. Melakukan tugas insidentil dari Atasan

12. Melakukan koordinasi dengan Atasan & Pejabat lainnya yang berkaitan dengan penyelesaian tugas & tanggung jawabnya

13. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan


TUGAS WORKING GROUP

1. Menyusun sasaran bagian dan memantau penerapan di bagiannya

2. Menyusun draft dokumen ISO 9001 yang menjadi tanggung jawab di bagiannya

3. Memantau penerapan & memastikan pencapaiannya sesuai dengan target di bagiannya masing-masing

4. Mengidentifikasi & menindaklanjuti permasalahan / ketidaksesuaian yang ada atau potensi ketidaksesuaian yang dihadapinya

5. Menerapkan kebijakan, peraturan & sistem yang ditetapkan perusahaan

6. Melakukan tugas insidentil dari Atasan

7. Melakukan koordinasi dengan Atasan & Pejabat lainnya yang berkaitan dengan penyelesaian tugas & tanggung jawabnya

8. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan

9. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dokumen sistem manajemen ISO 9001

10. Bertanggung jawab terhadap pemantauan efektifitas penerapan

11. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan fasilitas & perlengkapan kerja yang digunakan

12. Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan Perusahaan berkaitan dengan pekerjaannya

13. Bertangggung jawab untuk membina hubungan yang harmonis dengan rekan kerja

Untuk Informasi & Konsultasi ISO 9001 hubungi:
Bp. YOYO SUBAGYO/ 0815 9767636
Telp. :021-70619908
===========================================================

TAHAPAN KONSULTASI ISO


Dalam memberikan Pendampingan konsultasi penyusunan sistem manajemen ISO, berikut tahap- tahapan nya yang selalu kami lakukan :

Tahap I – Kick Off, Gap dan Process Analysis

Kegiatan :

Ø Menyelenggarakan Kick-Off Meeting dengan seluruh tim proyek

Ø Mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan tujuan, ruang lingkup, pendekatan, rencana kerja dan jadwal proyek.

Ø Menentukan sumber daya yang diperlukan.

Ø Mengkonfirmasikan anggota tim proyek terhadap masuk peran, tugas dan tanggung jawab tim proyek.

Ø Melakukan analisa terhadap proses on-site untuk mencari kesenjangan proses dan sebagai bahan persiapan konsultasi.

Hasil yang Diharapkan :

Ø Kejelasan tujuan, ruang lingkup, pendekatan dan rencana kerja proyek.

Ø Alokasi sumber daya untuk mendukung kelangsungan proyek.

Ø Pemahaman peran, tugas dan tanggung jawab anggota tim proyek

Tahap II –Training

Kegiatan:

Memberikan beberapa training yang terkait dengan ruang lingkup pelaksanaan proyek , sebagai berikut :

Ø Training Konsep Mutu.

Ø Training Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

Ø Training Sistem Dokumentasi.

Ø Training Audit Internal.

Hasil yang Diharapkan:

Ø Pemahaman dari Tim Proyek terhadap mutu dalam konsep luas.

Ø Pemahaman dari Tim Proyek terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Ø Pemahaman dari Tim Proyek terhadap cara penyusunan dokumen yang efektif.

Ø Pemahaman Tim Proyek dalam melakukan audit terhadap kinerja Sistem Manajemen terkait.

Tahap III – Pengembangan Sistem Dokumentasi

Kegiatan :

Ø Memfasilitasi penyelenggaraan workshop dengan manajemen dan tim proyek dalam rangka menyusun dokumentasi yang dibutuhkan dalam tiga tingkatan yaitu pedoman, prosedur dan referensi tempat kerja.

Hasil yang Diharapkan:

Ø Penyajian dokumentasi yang dibutuhkan dalam ketiga tingkatan di atas.

Tahap IV – Implementasi

Kegiatan :

Ø Menunjuk Tim Proyek sebagai pilot agents yang akan berperan untuk memastikan keberhasilan tahap implementasi ini.

Ø Melakukan sharing session dengan pilot agents untuk mensosialisasikan dokumentasi yang telah disusun / direvisi.

Hasil yang Diharapkan :

Ø Transfer Knowledge kepada pilot agents yang berperan untuk memastikan keberhasilan proses implementasi dokumen.

Tahap V – Internal Audit dan Pre-Assessment

Kegiatan :

Ø Memonitor efektivitas implementasi melalui media audit internal yang dilakukan oleh Pilot Agents.

Ø Memonitor kesiapan tim Project untuk menghadapi sertifikasi melalui media pre-assessment yang dilakukan oleh Tim Konsultan.

Ø Pertemuan serta diskusi dengan pilot agents dan manajemen perusahaan.

Ø Mengkaji masalah yang dihadapi dalam tahap implementasi serta mengembangkan solusi / rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

Ø Melakukan revisi dokumen yang diperlukan berdasarkan pengkajian atas hasil implementasi.

Hasil yang Diharapkan :

Ø Laporan kemajuan proses implementasi, masalah yang dihadapi dan rekomendasi perbaikan yang diperlukan untuk memastikan efektivitas tahap implementasi dokumen.

Ø Revisi dokumen yang efektif dan efisien.

Tahap VI – Sertifikasi

Kegiatan :

Ø Mendampingi Tim Proyek untuk memberikan dukungan moral selama proses sertifikasi oleh Badan Sertifikasi.

Ø Menganalisa hasil temuan dari Badan Sertifikasi sebagai bahan pelaksanaan revisi hasil audit sertifikasi.

Hasil yang Diharapkan :

Ø Tim Proyek mempunyai keyakinan pada saat menjalani audit sertifikasi.

Ø Hasil analisa untuk tindakan perbaikan temuan dari audit sertifikasi.


Dengan mengunakan 6 ( enam ) metode ini kami selalu sukses dalam memberikan konsultasi ISO dalam mendapatkan sertifikasi ISO, untuk konsultasi Hub: YOYO Subagyo / 08159767636


http://digg.com/news/business/metode_konsultasi_iso