Jasa Konsultan Manajemen Bisnis, SOP, HR Consultant, Business Strategy, ISO

Panduan Menyusun SOP Konsultan Manajemen Bisnis: Panduan Menyusun SOP

Panduan Menyusun SOP



Pengertian SOP dan Manfaat serta Tujuan SOP





Standard Operating Procedure (SOP) adalah merupakan satu set instruksi tertulis yang di gunakan untuk  kegiatan rutin atau aktiviatas yang berulang  dilakukan  oleh sebuah organisasi. Pengembangan dan penggunaan  SOP merupakan bagian integral dari sebuah sistem mutu yang sukses karena menyediakan individu dengan informasi untuk melakukan pekerjaan dengan benar, dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas dan integritas produk atau hasil akhir. Istilah "SOP" terkadang  dalam pemahamannya berbeda-beda ada yang mengartikan SOP sebagai Instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan pekerjaan, petunjuk teknis, Prosedur kerja, prosedur standar operasi, pedoman dan lain-lain, namun pada prinsipnya SOP merupakan sebuah acuan kerja yang baku yang bisa/ dapat mempermudah pelaksanaan pekerjaan serta mempermudah dalam mengontrol/mengendalikan kegiatan operasional. SOP menggambarkan kedua elemen operasional program teknis dan fundamental dari suatu organisasi yang biasanya  dikelola di bawah rencana kerja atau Quality Assurance (QA). Dalam Internasioanal Of Standars ( ISO 9001 - sistem manajemen mutu  ) SOP merupakan nyawa dari sistem manajemen tersebut dan biasanya di istilahkan dengan dokumen level dua. SOP dalam sistem manajemen SOP di sebut sebagai pedoman, prosedur, instruksi kerja.  Disebut pedoman karena SOP dapat menjelaskan sebuah kebijakan manajemen sebuah perusahaan terkait penerapan suatu sistem manajemen, contoh pedoman kesehatan dan keselamatan kerja, dll. SOP disebut prosedur karena SOP menjelaskan aturan/instruksi yang berlaku umum untuk semua bagian didalam sebuah organisasi serta menjelaskan alur kerja yang melibatkan beberapa bagian/fungsi dalam sebuah organisasi, misal Prosedur pembelian, prosedur penjualan, prosedur penanganan order,dll.  SOP disebut intruksi / standard/petunjuk  karena dalam SOP berisi aturan atau langkah-langkah dalam melakukan suatu aktifitas tertentu yang spesifik, misalnya istruksi pengopersian mesin, standar penyimpanan material, dll.

Siapa yang membuat SOP?

SOP merupakan sebuah kebijakan manajemen, oleh karnanya manajemen harusnya bertanggung jawab terhadap ketersediaan SOP dalam pengoperasian proses bisnis perusahan. Dalam suatu organisasi/ perusahaan  biasanya terdiri dari TOP Manajemen – Manajemen – Operasional, SOP anajemen yang menetapkan kebijakan proses bisnis serta mereview dan mengevaluasi kinerja organisasi, Sedangkan Level manajemen menetapkan kebijakan operasional yang dituangkan dalam SOP dan mereview serta mengevaluasi kinerja proses. Sedangkan bagian Operasional adl sebagai pelaksana terhadap kebijakan-kebijakan yang di buat oleh manajemen.

Apa tujuan SOP?

Tujuan dibuatnya Standard Operasional Prosedur (SOP) antara lain supaya Karyawan selalu bisa menjaga Konsistensi dalam setiap menjalankan pekerjaan sehari-hari, adanya acuan kerja yang jelas. Selain itu juga dengan adanya SOP , Karyawan akan tahu dengan jelas Peran & Tanggungjawabnya karna dalam SOP sudah menerangkan dengan jelas alur tugas masing – masing. Dengan dibuatnya SOP yang baku maka Tugas/ pekerjaan karyawan akan lebih lancar karena masing‐masing sudah ada pedoman & acuannya, selain itu juga ketika ada kasus penyelewengan/ penyalahgunaan wewenang, SOP ini juga bisa dijadikan sebagai dasar hukum yang kuat. Salinan SOP  juga harus mudah diakses untuk referensi di area kerja dari masing fungsidan bagian baik dalam bentuk hard copy atau softcopy/ format elektronik agar mereka benar-benar menjalankan aktifitas pekerjaan sesuai dengan yang sudah tentukan/dibakukan, sehingga organisasi mampu mempertahankan kontrol kualitas serta proses penjaminan kualitas dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan-peraturan yang berlaku. 

Apa Manfaat SOP?
Pengembangan dan penggunaan  SOP bermanfaat untuk  meminimalkan variasi dan mempromosikan kualitas melalui implementasi yang konsisten dari suatu proses atau prosedur dalam organisasi, bahkan bisa digunakan untuk  sementara waktu  atau permanen  jika terjadi perubahan personilSOP juga  dapat menunjukkan kepatuhan organisasi  terhadap peraturan pemerintah serta dapat digunakan sebagai bagian dari program pelatihan personil, karena mereka harus menyediakan instruksi kerja secara terperinci. Ini meminimalkan peluang miskomunikasi dan dapat mengatasi masalah keamanan. Ketika data historis sedang dievaluasi untuk digunakan saat ini, SOP bermanfaat sekali untuk merekonstruksi kegiatan proyek bila tidak ada referensi lain yang tersedia. Selain itu, SOP sering digunakan sebagai daftar periksa oleh auditor ketika ada  audit.  Dalam SOP wajib menentukan prosedur yang harus diikuti secara lebih rinci  yang ada dalam metode yang  digunakan dan  juga harus bisa  menjelaskan secara rinci cara atau praktisnya metode tersebut. 


ingin tahu cara penulisan dan persiapan-persiapan menyusun SOP? klik DISINI

0 komentar: