Panduan Menyusun SOP

Bagaimana Penulisan SOP ?

SOP  harus ditulis dengan detail dan  ringkas, langkah-demi-langkah, tapi mudah untuk dibaca , dipahami dan dimengerti. Informasi yang disajikan harus jelas dan tidak terlalu rumit. Kalimat persuasive  dan  verbal  harus digunakan. Istilah "Anda" tidak boleh digunakan, tapi tersirat. Dokumen tidak boleh bertele-tele, berlebihan, atau terlalu panjang. Buat lah sesimple mungkin, informasi harus disampaikan dengan jelas dan eksplisit untuk menghapus keraguan dan memenuhi  seperti apa yang dibutuhkan. Termasuk Juga, penggunaan diagram alur untuk menggambarkan proses yang dijelaskan.

Bagaimana  persiapan menyusun SOP?

Organisasi harus memiliki prosedur  untuk menentukan prosedur atau proses apa yang perlu didokumentasikan. SOP harus dikerjakan  oleh orang yang mengetahui proses bisnis keseluruhan organisasi dan dan mengetahui struktur internal organisasi. Dalam menyusun SOP pendekatan tim dapat dilakukan, terutama untuk proses multi-tugas di mana pengalaman dari sejumlah individu sangat penting. SOP harus ditulis dengan cukup rinci sehingga seseorang dengan pengalaman dan pengetahuan yang mendasar  tentang prosedur mampu menterjemahkan dan memahami dengan baik. Sebelum menyusun SOP sebaiknya review terlebih dahulu proses bisnis dari input-proses –output, jika hal itu sudah dilakukan tahap berikutnnya review struktur organisasi. Struktur organisasi ini sangat menentukan suksesnya implementasi SOP  karna SOP yang baik dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah fix dan final, Karna dengan adanya struktur organisasi yang baik maka kejelasan terhadap fungsi wewenang dan tanggungjawab dimasing-masing proses dan bagian  itu jelas.

Kapan dan bagaimana cara merevisi SOP?

SOP harus tetap ada sehingga dapat digunakan dengan maksimal. Oleh karena itu, setiap kali prosedur berubah, SOP harus diperbarui dan direvisi,  Jika akan memodifikasi SOP pada bebrapa bagian SOP harus  menunjukkan perubahan tanggal / angka revisi untuk bagian tersebut dalam Daftar Isi dan notasi kontrol dokumen. SOP harus juga secara sistematis ditinjau secara periodik, misalnya setiap 1-2 tahun, untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur masih sesuai atau tidak, dan untuk menentukan apakah SOP masih diperlukan, tanggal review harus di tulis  ketika SOP telah dikaji ulang. Jika ternyata SOP sudah tidak lagi relevan dengan kondisi perkembangan pertumbuhan organisasi dan tidak bisa mengikuti metode yang berlaku maka  SOP perlu   di susun ulang dan disesuaikan dengan kondisi organisasi saat ini. Proses review tidak boleh terlalu rumit untuk  supaya waktu  review tepat waktu. Frekuensi review harus ditunjukkan oleh manajemen serta Rencana Pengelolaan pun  harus menunjukkan individu yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa SOP berjalan lancar.

ingin tahu format dan Bentuk SOP? klik SINI