Jasa Konsultan Manajemen Bisnis, SOP, HR Consultant, Business Strategy, ISO

Konsultan Manajemen Bisnis Konsultan Manajemen Bisnis

Panduan Menyusun SOP



Pengertian SOP dan Manfaat serta Tujuan SOP





Standard Operating Procedure (SOP) adalah merupakan satu set instruksi tertulis yang di gunakan untuk  kegiatan rutin atau aktiviatas yang berulang  dilakukan  oleh sebuah organisasi. Pengembangan dan penggunaan  SOP merupakan bagian integral dari sebuah sistem mutu yang sukses karena menyediakan individu dengan informasi untuk melakukan pekerjaan dengan benar, dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas dan integritas produk atau hasil akhir. Istilah "SOP" terkadang  dalam pemahamannya berbeda-beda ada yang mengartikan SOP sebagai Instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan pekerjaan, petunjuk teknis, Prosedur kerja, prosedur standar operasi, pedoman dan lain-lain, namun pada prinsipnya SOP merupakan sebuah acuan kerja yang baku yang bisa/ dapat mempermudah pelaksanaan pekerjaan serta mempermudah dalam mengontrol/mengendalikan kegiatan operasional. SOP menggambarkan kedua elemen operasional program teknis dan fundamental dari suatu organisasi yang biasanya  dikelola di bawah rencana kerja atau Quality Assurance (QA). Dalam Internasioanal Of Standars ( ISO 9001 - sistem manajemen mutu  ) SOP merupakan nyawa dari sistem manajemen tersebut dan biasanya di istilahkan dengan dokumen level dua. SOP dalam sistem manajemen SOP di sebut sebagai pedoman, prosedur, instruksi kerja.  Disebut pedoman karena SOP dapat menjelaskan sebuah kebijakan manajemen sebuah perusahaan terkait penerapan suatu sistem manajemen, contoh pedoman kesehatan dan keselamatan kerja, dll. SOP disebut prosedur karena SOP menjelaskan aturan/instruksi yang berlaku umum untuk semua bagian didalam sebuah organisasi serta menjelaskan alur kerja yang melibatkan beberapa bagian/fungsi dalam sebuah organisasi, misal Prosedur pembelian, prosedur penjualan, prosedur penanganan order,dll.  SOP disebut intruksi / standard/petunjuk  karena dalam SOP berisi aturan atau langkah-langkah dalam melakukan suatu aktifitas tertentu yang spesifik, misalnya istruksi pengopersian mesin, standar penyimpanan material, dll.

Siapa yang membuat SOP?

Cara membangun sistem Holding Company

Dalam Pengembangan bisnis dan untuk menguatkan jaringan bisnis banyak strategi yang dilakukan oleh banyak perusahaan di Indonesia, salah satu strategi yang banyak digunakan adalah dengan mengunakan konsep  strategi diversifikasi ( Diversification Strategy ), baik diversifikasi konsentris, horizontal maupun diversifikasi konglomerasi.  Dari berbagai konsep strategi tersebut banyak pilihan jatuh pada konsep strategi diversifikasi konglomerasi, dan untuk mendorong agar strategi konglomerasi ini lebih efektif serta sasaran dan target yang diinginkan tercapai maka membentuk Holding Company ( perusahaan Induk ) adalah cara yang tepat. Kenapa holding company?

Pentingnya SOP untuk pengembangan Bisnis

Seperti yang saya tuliskan di postingan sebelumnya bahwa bicara  bisnis tidak hanya bicara keuntungan semata, namun bicara bisnis tidak bisa dilepaskan dengan sistem manajemen, dengan sistem manajemen yang baik dalam pengelolaannya maka bisnis akan berjalan dan berkembang sesuai dengan yang diinginkan. Bisnis akan berpeluang  berkembang lebih cepat  dengan sistem manajemen yang baik dibanding dengan yang tidak dibangun dengan sistem, ketika bisnis hanya berorientasi pada keuntungan semata maka bisnis tersebut  ibarat balon, ia mungkin bisa besar namun rapuh. Untuk mengembangkan sebuah bisnis dibutuhkan strategi dan didukung oleh sistem manajemen yang baik, namun demikian perlu di sadari bahwa tidak semua bisnis itu bisa dikembangkan. Terkadang dalam berbisnis ekspetasi manusia terlalu jauh namun tidak disadari bahwa sebenarnya orang terjebak pada ekspetasinya sendiri. Hal ini dikarenakan ekspetasi merupakan alam ideal manusia semua serba indah sedangkan dalam berbisnis itu berada dalam alam nyata dimana semua ditentukan oleh bagaimana cara memperlakukannya. 

Risk Management / Manajemen Resiko

Sebelum membahas lebih lanjut tentang Risk Management ( Manajemen Risiko ) terlebih dahulu kita uraikan sedikit tentang istilah risiko itu sendiri. Segala aktifitas pastilah mempunyai resiko, suatu risiko akan berpotensi besar terjadi ketika kurang tersedianya informasi yang cukup dari suatu proses kegiatan. Secara umum risiko merupakan suatu keadaan yang dihadapi suatu organisasi / perusahaan dimana terdapat kemungkinan yang merugikan yang mana hal ini akan dapat mengancam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi tersebut.

Lalu apa yang dimaksud dengan Risk Management ( Manajemen Resiko) ?

Sistem Kompensasi sabagai motivasi kerja karyawan

Sumber Daya Manusia (SDM)  merupakan kunci keberhasilan suatu bisnis usaha, dimana maju mundurnya suatu bisnis tidak dipungkiri banyak dipengaruhi oleh faktor kinerja SDM. Oleh karenanya dalam membangun  dan menjalankan bisnis haruslah disertai oleh sebuah sistem manajemen SDM yang baik,  kesadaran akan pentingnya sebuah sistem manajemen SDM tentunya akan memudahkan perusahaan dalam mencapai visi misi. Jika sebuah organisasi ingin unggul dalam bersaing tentunya harus didukung oleh keunggulan dalam hal kualitas, produk servis, biaya maupun sumber daya manusia yang profesional. Keunggulan akan dapat dicapai dengan baik melalui pengelolaan sumber daya manusia yang baik pula. Berdasarkan pengalaman kami  selama puluhan tahun sebagai konsultan Manajemen bisnis Strategi, penyebab suatu perusahaan susah mencapai target dan sasaran yang ditetapkan adalah karna rendahnya kesadaran dan komitmen manejemen terhadap sistem tata kelola SDM yang dimiliki. Ketika manajemen tidak ada kesadaran membangun komitmen yang baik terkait dengan sistem manajemen SDM tentunya akan sangat mempengaruhi kinerja karyawan dan ketika kinerja karyawan tidak maksimal ini akan menjadi penghambat dalam mencapai tujuan serta akan mempengaruhi terhadap kualitas produk dan service yang dihasilkan.

Business Process Reengineering ( BPR )

Pesatnya kemajuan teknologi dan ketatnya persaingan dunia industry maupun jasa membawa dampak yang luas dalam dunia bisnis, hal ini tentunya suatu perusahaan harus mampu mengikuti perkembangan jaman agar tetap bisa bersaing. Pertanyaanya adalah bagaimana cara menyesuaikan perkembangan tersebut? Jawabannya adalah cara yang mudah yaitu dengan melakukan  evaluasi kembali terhadap bisnis proses perusahaan dari input-proses sampai output, apakan bisnis proses tersebut masih relevan dengan kondisi perusahaan sekarang atau justru sebaliknya. 

Perencanaan Tenaga Kerja - Human Resources Planning

Setiap Perusahaan/ organisasi pasti mempunyai tujuan, visi dan misi organisasi, dan dalam pengelolaan sistem manajemennya tak bisa dilepaskan dari peran sumber daya manusia  yang dimiliki dalam mencapai target yang ditetapkan. Ketersediaan Sumber Daya Manusia yang handal sesuai dengan kopetensi merupakan kunci sukses perusahaan/organisasi dalam pencapaian target, karna SDM merupakan bagian pokok terpenting dari sebuah organisasi. Karna begitu pentingnya SDM dalam  kesuksesan perusahaan maka prinsip “ Place the right man in the right job” harus dikedepankan, hal ini guna mendukung pencapaian target yang di inginkan. Sumber Daya Manusia sangat besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak perusahaan / organisasi kini menyadari bahwa unsur manusia dalam suatu perusahaan dapat memberikan keunggulan bersaing.  Oleh karna sumberdaya manusia menjadi hal yang sangat dominan dalam mencapai sasaran organisasi maka mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang sangat penting dan keharusan bagi setiap organisasi dalam melaksanakan proses bisnis guna berjalannya roda organisasi sesuai yang diharapkan. Sumber daya manusia perlu dikelola dengan sebaik-baiknya, disinilah Komitmen manajemen dalam pengelolaan sistem Manajemen Sumber Daya Manusia di tuntut. Tanpa adanya komitmen yang baik dari manajemen mustahil sistem manajemen SDM berjalan dengan baik. Langkah mudah dan sederhana yang bisa dilakukan manajemen dalam mengelola SDM salah satunya adalah dengan membuat sebuah perencanaan tenaga kerja ( Human Resources Planing ) yang sistematis guna menjamin kelangsungan hidup dan pengembangan organisasi memalui serangkaian pelaksanaan program ketenagakerjaan yang terarah guna menjamin perlindungan karyawan, hubungan industrial yang harmonis serta peningkatan kesejahteraan pegawai.

Banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh Perusahaan / organisasi ketika mempunyai sistem perencanaan tenaga kerja (Human Resources Planing) , diantaranya :

Pengertian dan manfaat Job Analysis - Analisa Jabatan

JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan  merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari  pekerjaan tertentu. JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawanJOB ANALYSIS / Analisis Jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.  Contoh hasil informasi yang didapat dari kegiatan Job Analysis / analisis jabatan antara lain uraian jabatan, syarat jabatan,  berat  ringannya  pekerjaan,  besar  kecilnya  risiko  pekerjaan,  sulit  tidaknya pekerjaan,  besar  kecilnya  tanggung  jawab,  banyak  sedikitnya  pengalaman,  tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan pertimbangan-pertimbangan lain.

Metode Penghimpunan informasi dan data pada JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan yang paling sesuai