Cara membangun sistem Holding Company | Konsultan Manajemen

Dalam Pengembangan bisnis dan untuk menguatkan jaringan bisnis banyak strategi yang dilakukan oleh banyak perusahaan di Indonesia, salah satu strategi yang banyak digunakan adalah dengan mengunakan konsep  strategi diversifikasi ( Diversification Strategy ), baik diversifikasi konsentris, horizontal maupun diversifikasi konglomerasi.  Dari berbagai konsep strategi tersebut banyak pilihan jatuh pada konsep strategi diversifikasi konglomerasi, dan untuk mendorong agar strategi konglomerasi ini lebih efektif serta sasaran dan target yang diinginkan tercapai maka membentuk Holding Company ( perusahaan Induk ) adalah cara yang tepat. Kenapa holding company?

Karna dengan membuat Holding Company suatu perusahaan mampu membangun, mengendalikan, mengelola, mengkonsolidasikan serta mengkoordinasikan aktivitas dalam sebuah lingkungan multibisnis. Namun demikian jika holding company tidak dikelola dan di manage secara baik keberadaan holding company justru akan menjadi beban dan akan menjadi batu sandungan dalam pengembangan sayap bisnis baik untuk induk perusahaan maupun anak perusahaannya, oleh karena itu sinergi dan saling memberikan support diantara perusahaan yang tergabung dalam Holding Company adalah kunci demi terwujudnya target dan sasaran yang diinginkan.

Apa Keuntungan membentuk Holding Company?

• Dengan membentuk holding company, banyak keuntungan yang diperoleh diantaranya :
• Sistem control, monitoring dan evaluasi mudah dilakukan
• Kemandirian Risiko
• Optimalisasi sumber daya
• Operasional yang lebih efektif
• Standarisasi system yang seragam sehingga memudahkan dalam system controlling dan monitoring
• Kemudahan dalam sumber modal
• Kemudahan dalam memilih portfolio bisnis terbaik demi efektivitas investasi yang ditanamkan
• Memudahkan dalam menetapkan program serta strategi pada masing-masing anak perusahaan sehingga mampu merebut pasar
• Terbangunnya kerjasama yang baik diantara anak2 perusahaan sehingga mampu saling memberikan support demi tercapainya target yang ditetapkan.

Hal apa saja yang terpenting dan harus diperhatikan dalam pembentukan Holding Company ?

Dalam pembentukan Holding Company hal terpenting dan harus diperhatikan adalah :

1. Lakukan analisa menyeluruh dari berbagai aspek yang mendukung suksesnya holding company
2. Menetapkan target, sasaran yang ingin dicapai dengan membangun konsep dan strategi yang jelas
3. Membangun sistem manajemen yang terintegrasi sebagai acuan bagi anak perusahaan. System ini sangatlah penting guna memudahkan dalam sistem pemantuan, pengukuran, dan pengendalian

Kami sebagai konsultan  strategi berpengalaman dalam membantu banyak perusahaan siap membantu bapak/ibu dalam membentuk holding company, kami mempunyai mekanisme pendekatan yang berbeda dibanding konsultan strategi lainnya sehingga memudahkan Business Owner dalam mewujudkan terbentuknya holding company serta membantu dalam menyusun konsep, strategi dan development system yang digunakan dalam holding company.

Risk Management / Manajemen Resiko

Sebelum membahas lebih lanjut tentang Risk Management ( Manajemen Risiko ) terlebih dahulu kita uraikan sedikit tentang istilah risiko itu sendiri. Segala aktifitas pastilah mempunyai resiko, suatu risiko akan berpotensi besar terjadi ketika kurang tersedianya informasi yang cukup dari suatu proses kegiatan. Secara umum risiko merupakan suatu keadaan yang dihadapi suatu organisasi / perusahaan dimana terdapat kemungkinan yang merugikan yang mana hal ini akan dapat mengancam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi tersebut.

Lalu apa yang dimaksud dengan Risk Management ( Manajemen Resiko) ?

Meningkatkan Produktifitas Kerja

Produktivitas kerja sebenarnya mencakup tentang suatu sikap  mental yang selalu mempunyai pandangan kehidupan mengenai  pelaksanaan kinerja dalam suatu perusahaan dimana dalam bekerja  untuk hari ini diharapkan lebih baik dari hari kemarin  begitu juga sistem kerjanya seseorang selalu mencari perbaikan - perbaikan dengan berfikir dinamis, kreatif serta terbuka. Pada prinsipnya produktivitas kerja merupakan perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). Produktifitas kerja sebagai suatu ukuran mengenai apa yang diperoleh dari apa yang dibutuhkan. Produktivitas kerja mempunyai dua dimensi, yaitu efektivitas yang mengarah pada pencapaian kinerja yang maksimal yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Yang kedua adalah efisiensi yang berkaitan dengan upaya membandingkan input dengan realisasi penggunaannya atau bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.  Hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja  diantaranya yaitu dengan  meningkatkan operasional, hal ini dapat dilakukan dengan meningkatkan riset dan pengembangan, sehingga organisasi dapat menghasilkan ide produk baru maupun metode - metode operasi yang lebih baik. Selain itu langkah yang bisa diambil untuk meningkatkan produktifitas adalah meningkatkan keterlibatan karyawan hal ini dilakukan untuk dapat meningkatkan komitmen dan semangat kerja. Keterlibatan juga menjadi dasar pengendalian kualitas kerja dari karyawan.

Produktifitas kerja karyawan dipengaruhi banyak faktor, diantaranya kemampuan; kecakapan yang dimiliki berdasarkan pengetahuan, lingkungan kerja yang menyenangkan menambah kemampuan tenaga kerja. Sikap; yang menyangkut tenaga kerja yang banyak dihubungkan dengan moral dan semangat kerja. Situasi dan keadaan lingkungan; faktor ini menyangkut fasilitas dan keadaan dimana semua karyawan dapat bekerja dengan tenang serta sistem kompensasi yang ada. Motivasi; tiap tenaga kerja perlu diberikan motivasi dalam usaha meningkatkan produktivitas. Upah; upah atau gaji minimum yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah dapat menyebabkan penurunan produktivitas kerja. Tingkat pendidikan; latar belakang pendidikan dan latihan dari tenaga kerja akan mempengaruhi produktivitas, karena perlu diadakan peningkatan pendidikan dan latihan bagi tenaga kerja. Perjanjian kerja; merupakan alat yang menjamin hak dan kewajiban karyawan sebaiknya ada unsur – unsur peningkatan produktivitas kerja. Penerapan teknologi; kemajuan teknologi sangat mempengaruhi produktivitas, karena itu penerapan teknologi harus berorientasi mempertahankan produktivitas.

Arti sebuah kualitas Produk

 Istilah "kualitas" memiliki arti relatif. kualitas bisa diartikan sebagai keseluruhan karakteristik produk dan jasa yang meliputi marketing, engineering, manufacture , dan maintenance, dimana produk dan jasa tersebut dalam pemakaianya akan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Dalam standard ISO definisi quality ( kualitas ) adalah Totalitas fitur dan karakteristik dari suatu produk atau jasa yang ditentukan pada kemampuannya untuk memberikan kepuasan dalam memenuhi sebuah kebutuhan yang di persyaratkan". Dengan kata sederhana, dapat dikatakan bahwa produk memiliki kualitas yang baik ketika sesuai dengan persyaratan yang ditentukan oleh Client. Bila diproyeksikan pada pekerjaan analitis, kualitas dapat didefinisikan sebagai pengiriman informasi yang dapat dipercaya dalam suatu rentang waktu yang disepakati dalam kondisi yang disepakati, dengan biaya yang disepakati, dan dengan maintenance yang diperlukan. Yang dimaksud dengan kondisi yang disepakati, harus mencakup spesifikasi untuk ketepatan dan keakuratan data yang berhubungan langsung dengan kesesuaian penggunaan dan yang mungkin berbeda untuk aplikasi yang berbeda. Banyak perusahaan yang tidak mampu mengevaluasi dan menjelaskan kualitas produk secara detail yang dihasilkan dikarenakan tidak adanya prosedur baku yang digunakan dalam proses bisnisnya dalam menghasilkan sebuah produk.

PERAN PENTINGNYA ISO 9001

PERAN PENTINGNYA ISO 9001

ISO 9001 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu / kualitas. ISO 9001 menetapkan persyaratan - persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan - persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa). ISO 9001 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. ISO 9001 merupakan mekanisme standar yang disusun, disepakati, dan diterapkan oleh suatu organisasi dalam menjalankan roda perusahaan. Sistem ini secara gamblang akan menunjukkan bagaimana perusahaan beroperasi dalam menjalankan business process dari input-proses-output.

ISO 9001 berisi standard / elemen yang memungkinkan organisasi / industry dalam melakukan perbaikan yang berkesinambungan ( Continual Improvement ) pada :

1. Proses yang terkait dengan pelangan
2. Sistem Kepemimpinan / Leadership
3. Manajemen sumber daya
4. Perbaikan dan peningkatan proses
5. Sistem manajemen
6. Sistem perbaikan yang berkesinambungan
7. Pengambilan keputusan yang Factual
8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

Manfaat Penerapan ISO 9001 adalah :

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
• Jaminan Kualitas Produk dan Proses
• Meningkatkan Produktivitas perusahaan & “market gain”
• Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan
• Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
• Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
• Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk
• Meningkatkan komunikasi internal
• Meningkatkan image positif perusahaan
• Sistem terdokumentasi
• Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

sebelum organisasi/perusahaan menerapkan iso harus dibentuk dulu struktur organisasinya yang terdiri dari MR ( Management Representative, sekretaris ISO, Lead Auditor, dan working group atau penanggung jawab di masing masing bagian/ fungsi, berikut tugas-tugas dari team ini :

TUGAS MANAGEMENT REPRESENTATIVE ( MR )

1. Memastikan proses yang dibutuhkan dalam SMM ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.

2. Melaporkan kinerja SMM & kebutuhan perbaikan ke Top Manajemen.

3. Memastikan persyaratan pelanggan menjadi perhatian didalam perusahaan

4. Berhubungan dengan pihak eksternal berkaitan dengan SMM

5. Membuat rencana kerja penerapan & pemeliharaan sistem manajemen ISO 9001

6. Memantau pencapaian target penerapan ISO 9001 di setiap bagian

7. Mengkoordinir penyusunan dokumen ISO 9001 bersama Pejabat Terkait

8. Menganalisis kebutuhan & penerapan teknik statistik yang dipakai

9. Mengidentifikasi & mengelola program-program untuk perbaikan sistem manajemen ISO 9001

10. Meninjau pembaharuan dari sistem manajemen ISO 9001 & penyediaan dokumennya berdasarkan revisi dari sistem manajemen tersebut

11. Mengidentifikasi & menindaklanjuti permasalahan / ketidaksesuaian yang ada atau potensi terjadi di bagiannya serta melaporkannya ke Top Manajemen

12. Menerapkan, memantau & mengevaluasi keefektifan penerapan kebijakan, peraturan & sistem di bagiannya

TUGAS LEAD AUDITOR :

1. Membuat perencanaan & persiapan pelaksanan audit sistem manajemen ISO 9001 dan mengajukannya ke MR

2. Memastikan Kualitas Auditor

3. Mengkoordinir Tim Auditor dalam pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu dan memastikan Audit Internal dilaksanakan secara efektif, efisien & obyektif

4. Melakukan tindak lanjut hasil audit dan melakukan evaluasi efektifitas perbaikan dari Sistem Manajemen Mutu berdasarkan hasil audit

5. Membuat rekap laporan hasil audit internal

6. Melaporkan keseluruhan aktivitas audit internal kepada Management Representative

7. Melakukan koordinasi dengan Atasan & Pejabat lainnya yang berkaitan dengan penyelesaian tugas & tanggung jawabnya

8. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan

TUGAS SEKRETARIS ISO

1. Membantu Management Representative dalam meninjau draft dokumen & perubahannya

2. Menyusun draft dokumen ISO 9001 dari Pejabat Terkait menjadi dokumen final

3. Membuat sistem format dokumen yang efektif & efisien

4. Mendistribusikan dokumen ISO 9001 di semua area penerapan

5. Menarik dokumen ISO 9001 yang telah kadaluarsa dari area penerapan

6. Memusnahkan dokumen kadaluarsa yang tidak diperlukan lagi.

7. Memelihara semua dokumen sistem manajemen ISO 9001

8. Memelihara peralatan & perlengkapan kerja yang menjadi tanggung jawabnya

9. Mengidentifikasi & menindaklanjuti permasalahan / ketidaksesuaian yang ada atau potensi ketidaksesuaian yang dihadapinya

10. Menerapkan kebijakan, peraturan & sistem yang ditetapkan perusahaan (termasuk sistem manajemen mutuISO 9001 )

11. Melakukan tugas insidentil dari Atasan

12. Melakukan koordinasi dengan Atasan & Pejabat lainnya yang berkaitan dengan penyelesaian tugas & tanggung jawabnya

13. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan

TUGAS WORKING GROUP

1. Menyusun sasaran bagian dan memantau penerapan di bagiannya

2. Menyusun draft dokumen ISO 9001 yang menjadi tanggung jawab di bagiannya

3. Memantau penerapan & memastikan pencapaiannya sesuai dengan target di bagiannya masing-masing

4. Mengidentifikasi & menindaklanjuti permasalahan / ketidaksesuaian yang ada atau potensi ketidaksesuaian yang dihadapinya

5. Menerapkan kebijakan, peraturan & sistem yang ditetapkan perusahaan

6. Melakukan tugas insidentil dari Atasan

7. Melakukan koordinasi dengan Atasan & Pejabat lainnya yang berkaitan dengan penyelesaian tugas & tanggung jawabnya

8. Memberikan masukan yang positif ke Atasan untuk meningkatkan kinerja perusahaan

9. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dokumen sistem manajemen ISO 9001

10. Bertanggung jawab terhadap pemantauan efektifitas penerapan

11. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan fasilitas & perlengkapan kerja yang digunakan

12. Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan Perusahaan berkaitan dengan pekerjaannya

13. Bertangggung jawab untuk membina hubungan yang harmonis dengan rekan kerja

Untuk Informasi & Konsultasi ISO 9001 hubungi:

Bp. YOYO SUBAGYO/ 0815 9767636

Telp. :021-70619908

===========================================================